Getting Things Done – na czym polega metoda GTD?

Metoda polegająca na zarządzaniu czasem. Znaczenie dosłowne tego stwierdzenia oznacza „doprowadzenie roboty do końca”. Twórcą rzeczonego systemu jest David Allen, którego specjalizacja opiera się na sprawach produktywności. W dzisiejszym wpisie omówimy sobie, na czym ta metoda polega, jakie są jej zadania i czy taki schemat pozwoli nam zachować produktywność zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym.

Fundamenty metody GTD

Metoda GTD polega na kontroli i uporządkowaniu listy zadań w taki sposób, abyśmy mieli możliwość zwolnić nasz umysł z pamiętania o wszystkich obowiązkach i przyszłościowych planach. Najważniejsze w schemacie GTD jest uporządkowanie bieżących zobowiązań na podstawie sześciu poziomów. Zaczynając od istniejących zadań i projektów, idąc przez zakres odpowiedzialności i kończąc na celach rocznych, wizji na pięć lat i całym życiu. David Allen, w schemacie wdrożenia Getting Things Done, wyróżnił pięć najważniejszych procesów, takich jak:

• Kolekcjonowanie – gromadzimy wszystkie notatki, plany i obwiązki
• Analiza – przystępujemy do przeanalizowania, od rzeczy niewymagających interwencji, po bieżące obowiązki i plany przyszłościowe
• Porządkowanie – ustawiamy wszystko w taki szereg, aby mieć pewność, że dany schemat zapewni nam 100% wykonalności powierzonych zadań
• Przegląd – przynajmniej raz w tygodniu dokonajmy kompleksowego przeglądu zadań i kalendarza, co pomoże nam dokonać weryfikacji osiągalności zaplanowanego czasu
• Realizacja – przechodząc do realizacji, zajmujemy się zaplanowaną pracą, zachowując jednocześnie równowagę pomiędzy pracą niespodziewaną. Na koniec zaś planujemy pracę w dalszej perspektywie.

Każde z wyżej wymienionych zadań ma spełnić swoją funkcję w taki sposób, by pojawiła się możliwość, zdecydowania o tym, które z zadań jest najważniejsze. Jakie kroki musimy podjąć, aby je zrealizować i które z zobowiązań możemy odłożyć w przyszłościowy plan.

Przeczytaj także: Zasada odwróconej piramidy – jak stosować ją w tekście?

Pamiętajmy, że GTD nie sprowadza się tylko do porządkowania obowiązków związanych z pracą. Wdrażamy tą metodę w życie osobiste, porządkując zarówno obowiązki domowe, jak i byt towarzyski. Trzeba przede wszystkim pamiętać o tym, że czym więcej pomysłów pojawia się w naszej głowie, tym bardziej oddalona jest ich realizacja. Dzieje się to przez nasz brak decyzyjności o tym, co jest najważniejsze i od czego mamy zacząć.

Czy metoda GTD posiada wady?

Sam w sobie schemat nie posiada wad. Mimo tego wiele jednostek, wprowadzających w życie tę metodę, skarży się, że David Allen nie opisał w swojej książce od czego mamy zacząć. Nie jest to istotny problem, ponieważ całokształt procesu opiewa na strukturze prowadzącej nas przez całą piramidę porządku. Kreuje nam wizje startu poprzez zastosowanie w pierwszej kolejności kolekcji notatek, planów, zobowiązań i pomysłów.

Getting Things Done – czy to się sprawdza?

Metoda zarządzania czasem sprawdza się zawsze. Moment, w którym nasz umysł posiada nadmiar informacji, zbyt dużą wielokrotność rzeczy, o których musimy pamiętać – przechodzi do stanu przeciążenia. Idzie za tym rozdrażnienie oraz wyczerpanie psychiczne i fizyczne. Tracimy na kreatywności i koncentracji. Ciągnie się za nami coraz mniejsza wykonywalność powierzonych zadań i obowiązków, powodując jeszcze większy poziom stresu.

GTD prowadzi nas przez schemat przelania wszystkiego na listę zadań i kalendarz. Narzędzia, którymi mamy możliwość posługiwać się przy tej metodzie, pozwolą nam utorować drogę do wolnej przestrzeni, jaką do tej pory musieliśmy zajmować część umysłu nadmiarem zobowiązań. Sam widok takiej perspektywy od razu pozwala na dostrzeżenie, jak wiele plusów idzie za GTD. David Allen powiedział, że nasz umysł powinien być jak woda. Tworzyć pomysły i dać im płynąć nakazanym przez nas nurtem, a nie je zatrzymywać i nawarstwiać. Całkowite wdrożenie schematu, jaki podsuwa nam Getting Things Done, umożliwi przede wszystkim zredukowanie poziomu stresu w codziennym życiu, a zwiększy poziom efektywności wykonywanej przez nas pracy.

Autor tekstu: Patrycja Smagłowska